Filharmonia Częstochowska : Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 7/2024

Dyrektora Filharmonii Częstochowskiej im. B. Hubermana z dnia 02.10.2024r.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa w Filharmonii Częstochowskiej im. Bronisława Hubermana

§ 1. 1. Zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa mogą dokonywać pracownicy Filharmonii Częstochowskiej (dalej zwanej Filharmonią) oraz inne osoby pozostające z Filharmonią w kontekście związanym z pracą, określone w  art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Przedmiotem zgłoszeń mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji
2. zamówień publicznych,
3. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
4. ochrony prywatności i danych osobowych,
5. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
6. interesów finansowych Skarbu  Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, Gminy Częstochowa oraz Unii Europejskiej,
7. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-7.

§2. 1.Do przyjmowania zgłoszeń wewnetrznych upoważniona jest Kancelaria Radcy Prawnego Ewa Szyda Radca Prawny. Adres do kontaktu: 42-202 Czestochowa ul. Kościuszki 3/109.

2. Kancelaria Radcy Prawnego Ewa Szyda Radca Prawny na podstawie umowy powierzenia :

a) przyjmuje zgłoszenia wewnętrzne,

b) potwierdza sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,

c) przekazuje sygnaliście informację  zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną,

3. Osobami upoważnionymi do weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych w tym zakresie, a także prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych są  Urszula Kopacz oraz Aleksandra Jasnos – pracownicy Filharmonii, jako pełnomocnicy do spraw zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa w Filharmonii.

 3. Pełnomocnicy do spraw zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa w Filharmonii (dalej zwani pełnomocnikami) podejmują, z zachowaniem należytej staranności i przy zapewnieniu poufności osobie dokonującej zgłoszenia (dalej zwanej sygnalistą), niezwłocznie następujące działania:

1.  weryfikacja zgłoszeń,
2. działania następcze,
3. prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
4. przekazanie  Kancelarii Radcy Prawnemu Ewa Szyda,  informacje niezbędne do wywiązania się przez Kancelarie  w terminie z obowiązku wynikającego  z § 2 ust 2 b, c

4. Kierownicy komórek organizacyjnych Filharmonii współpracują z pełnomocnikami w zakresie wyjaśniania okoliczności zdarzeń podanych w zgłoszeniu.

5. Pracownicy Filharmonii i osoby pozostające z Filharmonią w kontekście związanym z pracą udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości.

§ 3. 1. Zgłoszenia dokonywane mogą być :

1. ustnie (np. w sposób określony w art. 26 ust. 4,5 i 6 ustawy),
2. pisemnie w postaci papierowej na adres Kancelarii 42-202 Częstochowa ul. Kościuszki 3 /109,

2. Zgłoszenia złożone w innej formie niż opisane w ust. 1 nie będą rozpatrywane.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane. Zgłoszenia anonimowe w postaci papierowej będą trwale niszczone niezwłocznie po otrzymaniu.
4. Zgłoszenie pisemne powinno zawierać, w szczególności, dane zawarte we wzorze karty zgłoszenia, stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury.
5. Zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy zawierającego w szczególności dane zgodnie z wzorem karty zgłoszenia, o której mowa w ust. 4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, potwierdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
6. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Odpowiednie zastosowanie ma w takim przypadku ust.5.

§ 4. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 3 rejestrowane są przez pełnomocników zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 2 do Procedury.

2.  W celu zweryfikowania zgłoszenia podejmowane są następujące działania następcze:
   1. komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje,
   2. dochodzenie wewnętrzne,
   3. prowadzenie postępowania wyjaśniającego, w tym powoływanie, w razie potrzeby, zespołów umożliwiających wyjaśnienie sprawy,
   4. wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego.
3. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:
   1. zasadne,
   2. bezzasadne - wówczas następuje zamknięcie procedury wraz z informacją zwrotną przekazaną do sygnalisty.
4. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa (zasadności zgłoszenia) zastosowane mogą być następujące środki:
   1. wyciągnięcie konsekwencji porządkowych lub dyscyplinarnych wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie prawa,
   2. zawiadomienie organów ścigania, w przypadku gdy naruszenie prawa wyczerpuje znamiona czynu zabronionego,
   3. działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
5. W przypadku zawiadomienia organów ścigania, gdy naruszenie prawa wyczerpuje znamiona czynu zabronionego, pełnomocnicy informują sygnalistę o tym fakcie.

6. Pełnomocnicy każdorazowo informują sygnalistę o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 5. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia  informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia  i że stanowi informację o naruszeniu prawa.